نموذج عقد صيانة مكيفات سنوي: البنود وطريقة البيع والتجديد

نموذج عقد صيانة مكيفات سنوي الجيد ليس ورقة عامة تُنزَّل من الإنترنت، بل اتفاق يحدد بدقة ثلاثة أشياء: ما الوحدات المشمولة، وكم زيارة وقائية في السنة، وخلال كم ساعة يصل الفني عند العطل. اكتب هذه البنود بأرقام واضحة، وأضف ما يشمله السعر من قطع غيار وفريون وما لا يشمله، ثم احتفظ بسجل لكل زيارة. هذا السجل هو ما يجعل العميل يجدّد في الربيع بدل أن يبحث عن مؤسسة أخرى مع أول موجة حر.

ماذا يجب أن يتضمن نموذج عقد صيانة مكيفات سنوي؟

في المباني الكبيرة التي تعمل بالتكييف المركزي، اجعل القائمة على مستوى المعدّة لا المبنى: كل وحدة مناولة هواء، وكل تشلر أو وحدة خارجية، لها سطر خاص. وفي المجمعات السكنية ذات السبليت، رقّم الوحدات حسب الفيلا أو الشقة، فهذا ما سيسأل عنه المستأجر عند البلاغ.

أمثلة على بنود العقد

هذه صيغ قصيرة كمثال تعدّله بحسب عملك. هي ليست عقدًا مكتملًا، ولا تغني عن مراجعة محامٍ أو مستشار قانوني قبل التوقيع.

1. النطاق: «يلتزم الطرف الأول بصيانة الوحدات الواردة في الملحق (1) فقط، وأي وحدة تُضاف لاحقًا تُضاف بملحق موقّع وبسعر يُتفق عليه.»
2. الزيارات الوقائية: «ينفّذ الطرف الأول (4) زيارات وقائية خلال مدة العقد، ويُبلغ الطرف الثاني بموعد كل زيارة قبل (48) ساعة على الأقل.»
3. الاستجابة: «يصل الفني إلى الموقع خلال (24) ساعة من البلاغ العادي، وخلال (6) ساعات من البلاغ الطارئ، ويُعدّ البلاغ طارئًا إذا توقف التبريد في (فصل دراسي، غرفة كشف، مصلى، غرفة خوادم).»
4. قطع الغيار: «تشمل قيمة العقد الفلاتر والمواد الاستهلاكية. أما قطع الغيار الأخرى والفريون الزائد عن التعبئة الاعتيادية فتُسعَّر بعرض سعر مكتوب، ولا تُركَّب إلا بعد موافقة الطرف الثاني.»
5. التقرير: «يرسل الطرف الأول بعد كل زيارة تقريرًا بالأعمال المنفذة والملاحظات والتوصيات، مع صور للوحدات التي بها ملاحظات.»
6. التجديد: «يُرسل الطرف الأول عرض التجديد قبل انتهاء العقد بـ(90) يومًا، مرفقًا بملخص زيارات السنة وأعطالها.»

الأرقام بين الأقواس أمثلة. اختر ما تستطيع الالتزام به فعلًا في يوليو وأغسطس، لا ما يبدو جيدًا على الورق.

كيف تبيع عقد الصيانة السنوي

هناك ثلاث لحظات يكون فيها العميل مستعدًا للحديث عن العقد:

• عند التركيب. العميل دفع للتو مبلغًا كبيرًا ويريد أن تبقى الوحدات تعمل. اعرض العقد مع عرض سعر التركيب، لا بعده بأشهر.
• بعد العطل. عندما يتوقف مكيف في فصل دراسي أو عيادة، يتذكر المسؤول كم كلّفه الانتظار. هذه لحظة اقتراح عقد بوقت استجابة مضمون.
• في الشتاء. من ديسمبر إلى فبراير يقل ضغط البلاغات، ويكون لدى فنييك وقت لزيارة تقييم وغسيل شامل قبل الصيف. وهو أيضًا وقت مناسب لمدير المرافق ليعتمد المصروف قبل أن يبدأ الحر.

مثال على رسالة واتساب بعد إصلاح عطل:

السلام عليكم أستاذ خالد، تم إصلاح مكيف الفصل 3 اليوم، والسبب كان تسريب فريون في الوحدة الخارجية. لاحظنا أن أغلب وحدات المبنى لم تُغسل منذ فترة طويلة. نقترح عقد صيانة سنوي يشمل 4 زيارات وقائية واستجابة خلال 6 ساعات للأعطال الطارئة. أرسل لك العرض والملحق بقائمة الوحدات؟

الرسالة قصيرة، تذكر ما حدث، وتربط العقد بمشكلة رآها العميل بنفسه. الاسم والأرقام هنا للتوضيح فقط.

سجل يجعل التجديد سهلًا

العميل يجدّد عندما يرى ما حصل عليه. لذلك يحتاج كل عقد إلى سجل يجيب عن ثلاثة أسئلة:

• ما الزيارات المنفذة؟ التاريخ والفني والوحدات التي فُحصت.
• ما الذي وُجد؟ تسريب، ضعف تبريد، كمبروسر يسخن، تصريف مسدود.
• ما التوصيات المفتوحة؟ وحدة يُنصح باستبدالها، أو عازل يحتاج تجديدًا، ولم يرد العميل بعد.

جهّز عرض التجديد قبل انتهاء العقد بستين إلى تسعين يومًا. ولأن الصيف السعودي يبدأ مبكرًا، فالسؤال الذي يجب أن يُطرح في المكتب كل شهر هو: «أي العقود تنتهي قبل أبريل؟» العقد الذي ينتهي في يونيو دون تجديد يعني عميلًا يبحث عن بديل في أسوأ توقيت لك وله.

مدير المجمع أو مدير المدرسة يحتاج إلى تبرير المبلغ أمام الإدارة أو الملّاك. أرسل له ملخص السنة مع العرض: عدد الزيارات، والأعطال وأوقات الوصول، والقطع المستبدلة، والوحدات التي تنصح باستبدالها. وقد شرحنا في دليل نمو شركات التكييف بالذكاء الاصطناعي لماذا يجعل هذا الملخص نقاش السعر أسهل.

المشكلة أن هذا السجل موجود اليوم في أماكن متفرقة: العقد الموقّع في درج أو في بريد أحد الموظفين، وملاحظات الفنيين في رسائل صوتية على واتساب، وصور الوحدات في جوالاتهم.