Umowa serwisowa klimatyzacji: wzór zapisów, sprzedaż, CRO
Co musi zawierać umowa serwisowa klimatyzacji, wzór przykładowych zapisów, kontrola szczelności i CRO, pompy ciepła zimą oraz jak sprzedawać i przedłużać umowy.
Dla kogo Właściciele i kierownicy firm, które montują i serwisują klimatyzację oraz pompy ciepła w Polsce.
- Dla urządzeń od 5 ton ekwiwalentu CO₂ umowa powinna jasno mówić, kto robi kontrolę szczelności i wpis do CRO.
- Pompy ciepła pozwalają rozłożyć umowę na dwa przeglądy w roku, wiosną i jesienią.
- Biura, sklepy, hotele i wspólnoty mieszkaniowe kupują dokumentację i czas reakcji, nie samo czyszczenie filtrów.
- Przedłużenie przygotuj 60–90 dni przed końcem umowy, z podsumowaniem roku w ręku.
Dobra umowa serwisowa klimatyzacji, czy to wzór dla wspólnoty, czy dla sieci sklepów, odpowiada jednoznacznie na kilka pytań: które urządzenia obejmuje, ile przeglądów w roku i co się w nich mieści, w jakim czasie przyjedziecie do awarii, kto robi kontrolę szczelności i wpis do CRO, co jest w cenie, a co poza nią, i jak umowa się przedłuża. Zacznij od rzeczywistej listy urządzeń, wypisz wyłączenia i dokumentuj każdą wizytę. Wtedy klient przedłuża, bo widzi, co zrobiłeś.
Kontrola szczelności i CRO: co umowa musi uporządkować
Operator urządzenia zawierającego fluorowane gazy cieplarniane w ilości co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ musi zgłosić je do Centralnego Rejestru Operatorów (CRO), prowadzonego przez Instytut Chemii Przemysłowej, a kontrole szczelności wykonują technicy z certyfikatem UDT (Rev-Log). Ekwiwalent liczy się dla każdego obiegu osobno, więc sprawdź ilość i rodzaj czynnika na tabliczce każdej jednostki. Układy VRF w biurowcach i hotelach, z dużą ilością czynnika w jednym obiegu, często przekraczają ten próg.
Obowiązek rejestracji spoczywa na operatorze, czyli kliencie. Ale klient nie chce pamiętać o terminach i karcie urządzenia, dlatego zamówienia publiczne i umowy firmowe łączą zwykle „przegląd + kontrolę szczelności + wpis do CRO” w jednym zakresie (przykładowy opis przedmiotu zamówienia). Wpisz to do umowy wprost: kto wykonuje kontrolę, kto dokonuje wpisu i w jakim terminie.
Umowa serwisowa klimatyzacji: wzór zakresu w tabeli
| Element umowy | Co wpisać |
|---|---|
| Wykaz urządzeń | Producent, model, moc, rodzaj i ilość czynnika, numer seryjny, lokalizacja jednostek wewnętrznych i zewnętrznych; numer karty w CRO, jeśli jest |
| Częstotliwość przeglądów | Np. jeden przegląd przed sezonem; przy pompach ciepła drugi przed sezonem grzewczym; serwerownie i sklepy częściej |
| Zakres przeglądu | Czyszczenie filtrów i wymienników, odpływ skroplin, parametry pracy, połączenia elektryczne, kontrola szczelności tam, gdzie wymagana |
| Czas reakcji | Ile godzin lub dni roboczych od zgłoszenia awarii, praca w weekendy i w czasie upałów |
| Części i czynnik | Robocizna i dojazd w cenie; części i czynnik na podstawie zaakceptowanej oferty lub cennika |
| Cena i płatność | Kwota w PLN netto plus VAT, za urządzenie lub za obiekt, płatność roczna lub kwartalna, zasady waloryzacji |
| Okres i przedłużenie | Rok lub dłużej, przedłużenie automatyczne lub nie, okres wypowiedzenia |
| Wyłączenia | Niewłaściwa eksploatacja, ingerencja osób trzecich, przepięcia, brak dostępu do jednostki zewnętrznej, urządzenia spoza wykazu |
| Dokumentacja | Protokół z każdej wizyty ze zdjęciami, wynik kontroli szczelności, potwierdzenie wpisu do CRO, zalecenia |
Dla wspólnoty mieszkaniowej lub zarządcy nieruchomości dołącz wykaz urządzeń dla każdego budynku; dla sklepu wpisz godziny dostępu i to, co dzieje się przy awarii w sobotę w lipcu.
Przykładowe zapisy do dostosowania
Poniższe zapisy to przykład, nie gotowy wzór o mocy prawnej. Zanim ich użyjesz, daj umowę do sprawdzenia prawnikowi.
- Przedmiot. „Przedmiotem umowy jest serwis urządzeń wymienionych w załączniku nr 1, zainstalowanych pod adresem wskazanym powyżej.”
- Przeglądy. „Wykonawca przeprowadza przegląd klimatyzacji w okresie kwiecień–maj oraz przegląd pomp ciepła w okresie wrzesień–październik, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.”
- F-gazy. „Dla urządzeń podlegających kontroli szczelności Wykonawca wykonuje kontrolę w wymaganych terminach przez osoby z certyfikatem i dokonuje wpisu w karcie urządzenia w CRO.”
- Awaria. „Wykonawca podejmuje naprawę w ciągu [X] godzin roboczych od zgłoszenia e-mailem lub telefonicznie.”
- Koszty. „Robocizna i dojazd w ramach przeglądów są wliczone w wynagrodzenie. Części i czynnik chłodniczy rozliczane są według oferty zaakceptowanej przez Zamawiającego.”
- Wynagrodzenie. „Wynagrodzenie roczne wynosi [kwota] zł netto plus VAT, płatne na podstawie faktury w terminie [14] dni.”
- Waloryzacja. „Przy przedłużeniu wynagrodzenie może zostać zwaloryzowane o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez GUS.” Wybór wskaźnika należy do Ciebie; ważne, by obie strony mogły go sprawdzić.
- Okres. „Umowa zostaje zawarta na 12 miesięcy. Ulega przedłużeniu na kolejny rok, jeżeli żadna ze stron nie wypowie jej na [30] dni przed końcem okresu.”
Kiedy sprzedawać umowę
- Przy montażu. Klient właśnie zainwestował w klimatyzację lub pompę ciepła. Umowa idzie razem z ofertą montażu, nie trzy miesiące później.
- Po awarii. Biuro bez chłodzenia w upalny dzień dobrze rozumie, ile jest wart gwarantowany czas reakcji.
- Poza sezonem. Listopad–marzec dla klimatyzacji, wiosna dla pomp ciepła. Ekipa ma wolne terminy, a klient woli przegląd przed upałami niż czekanie w lipcu.
Wspólnoty, zarządcy i biura decydują na piśmie, więc oferta idzie e-mailem. Przykładowa wiadomość po awarii, do dostosowania:
Dzień dobry Panie Tomaszu, klimatyzacja w sali konferencyjnej działa; przyczyną był zatkany odpływ skroplin. Żeby uniknąć powtórki w sezonie, proponujemy umowę serwisową: przegląd przed latem, kontrolę szczelności z wpisem do CRO dla jednostek, które tego wymagają, oraz reakcję na awarię w ustalonym czasie. W załączniku wykaz urządzeń i wycena w PLN netto. Czy mogę zadzwonić w czwartek, żeby omówić szczegóły?
Klientom indywidualnym z pompą ciepła wystarczy krótki SMS lub wiadomość na WhatsAppie z tą samą propozycją.
Historia wizyt, która przedłuża umowę
Klient przedłuża umowę, gdy widzi, co zostało zrobione. Dla każdego klienta trzeba w kilka sekund znaleźć:
- wykonane przeglądy i kontrole szczelności z datami;
- ustalenia (ubytek czynnika, zabrudzony wymiennik, hałas jednostki zewnętrznej);
- niezrealizowane zalecenia i oczekujące oferty;
- datę końca umowy i sposób przedłużenia.
Przedłużenie przygotuj 60–90 dni przed końcem umowy. Wspólnota często zatwierdza wydatki na zebraniu, a zarządca planuje budżet z wyprzedzeniem. Pytania, które warto zadawać co miesiąc:
- „Którym klientom umowa kończy się przed kwietniem?” (przed sezonem klimatyzacji)
- „Którym klientom w tym kwartale wypada kontrola szczelności?”
- „Co znaleźliśmy w hotelu przy Długiej podczas ostatniego przeglądu?”
Problem w tym, że podpisana umowa leży w segregatorze, a ustalenia są w telefonie technika. Jak to zebrać w jednym miejscu, opisujemy w przewodniku o rozwijaniu serwisu klimatyzacji z AI.
Najczęstsze pytania
Gdzie znaleźć wzór umowy serwisowej klimatyzacji?
Zapisy powyżej są punktem wyjścia do dostosowania. Uzupełnij je o wykaz urządzeń i zakres przeglądu, daj do sprawdzenia prawnikowi, a każdą podpisaną umowę przechowuj w PDF razem z załącznikami.
Co powinna zawierać umowa na serwis klimatyzacji?
Wykaz urządzeń, liczbę i zakres przeglądów, kontrolę szczelności i wpis do CRO tam, gdzie są wymagane, czas reakcji na awarię, zasady rozliczania części i czynnika, cenę w PLN netto z VAT, waloryzację, okres umowy i wyłączenia.
Czy umowa serwisowa musi obejmować kontrolę szczelności i CRO?
Obowiązek rejestracji w CRO spoczywa na operatorze urządzenia od 5 ton ekwiwalentu CO₂, a kontrolę szczelności wykonuje certyfikowany technik. Umowa nie jest obowiązkowa, ale to najprostszy sposób, by klient miał te terminy z głowy.
Jak często serwisować klimatyzację w ramach umowy?
Zwykle raz w roku przed sezonem, a przy pompie ciepła także przed sezonem grzewczym. Sklepy, serwerownie i hotele mogą potrzebować częstszych wizyt.