Kontrak perawatan AC: isi, contoh pasal, dan cara menjualnya
Panduan kontrak perawatan AC untuk usaha service AC di Indonesia: isi wajib, contoh pasal, cara menawarkannya ke kantor dan pabrik, dan cara memperpanjangnya.
Untuk siapa Pemilik usaha service dan instalasi AC di Indonesia yang ingin mengubah pelanggan panggilan menjadi kontrak perawatan dengan kantor, ruko, klinik, hotel, dan pabrik.
- Kontrak perawatan AC yang baik menyebut setiap unit (jenis, PK, lokasi), jadwal cuci AC, dan waktu respons dalam jam.
- Karena AC menyala sepanjang tahun, jadwal cuci AC per lokasi adalah inti kontrak, bukan pelengkap.
- Surat perjanjian dikenai bea meterai Rp10.000; siapkan sejak awal agar penandatanganan tidak tertunda.
- Tawarkan perpanjangan 60–90 hari sebelum kontrak habis, dengan rekap kunjungan setahun untuk bagian GA atau manajemen gedung.
Kontrak perawatan AC yang baik menjawab tiga hal dengan angka: unit mana saja yang dirawat, berapa kali setahun dicuci dan dicek, dan berapa jam teknisi datang kalau ada kerusakan. Tambahkan apa yang termasuk harga (freon, sparepart kecil) dan apa yang dihitung terpisah, lalu catat setiap kunjungan. Dari catatan itulah pelanggan mau memperpanjang, dan Anda punya alasan yang jelas kalau harga perlu naik. Panduan ini berisi isi kontrak, contoh pasal, cara menawarkannya, dan cara menyimpan riwayat supaya perpanjangan tidak jadi perdebatan.
Isi kontrak perawatan AC yang wajib ada
| Bagian | Yang ditulis |
|---|---|
| Ruang lingkup dan daftar unit | Setiap unit: jenis (split, cassette, standing, VRV), PK, merek, lokasi (lantai, ruang, kamar hotel, ruang panel) |
| Frekuensi kunjungan | Contoh: cuci AC tiap 3 bulan, dengan daftar pekerjaan tiap kunjungan: cuci filter dan evaporator, cek drainase, cek tekanan freon dan arus |
| Waktu respons | Dalam jam, dibedakan antara keluhan biasa dan darurat (AC mati di ruang server, ruang periksa, kamar tamu) |
| Sparepart dan freon | Yang termasuk harga, misalnya tambah freon ringan; yang dihitung terpisah, misalnya kompresor, kapasitor, PCB, dengan persetujuan tertulis |
| Harga dan pembayaran | Nilai dalam rupiah, dasar perhitungan (per unit per kunjungan atau paket tahunan), termin, dan dokumen tagihan yang diminta (invoice, PO, berita acara) |
| Masa berlaku dan perpanjangan | Tanggal mulai dan selesai, batas waktu penawaran perpanjangan, cara penyesuaian harga |
| Pengecualian | Kerusakan karena listrik, banjir, bongkar pasang atau instalasi baru, unit di luar daftar |
| Laporan setiap kunjungan | Pekerjaan yang dilakukan, temuan, rekomendasi, foto unit bermasalah, tanda tangan PIC lokasi |
Di Indonesia AC menyala sepanjang tahun, jadi jadwal cuci AC adalah inti kontrak. Ruang yang berdebu atau dipakai seharian, seperti pabrik, dapur hotel, atau klinik dengan jam praktik panjang, biasanya butuh jadwal lebih rapat dibanding ruang rapat yang jarang dipakai. Tulis jadwal per lokasi, bukan satu angka untuk semua.
Contoh pasal untuk disesuaikan
Ini contoh singkat untuk Anda sesuaikan dengan usaha Anda. Ini bukan kontrak lengkap; minta notaris atau konsultan hukum memeriksanya sebelum ditandatangani.
- Ruang lingkup: "Pihak Kedua merawat unit AC yang tercantum dalam Lampiran 1. Unit tambahan dimasukkan melalui addendum dengan harga yang disepakati."
- Jadwal: "Pihak Kedua melakukan cuci dan pengecekan setiap (3) bulan, dan memberi tahu PIC Pihak Pertama paling lambat (2) hari kerja sebelumnya."
- Respons: "Untuk keluhan biasa, teknisi datang paling lambat (1x24) jam. Untuk keluhan darurat, paling lambat (4) jam pada jam kerja."
- Sparepart: "Harga kontrak sudah termasuk penambahan freon ringan. Penggantian sparepart lain diajukan dengan penawaran tertulis dan dikerjakan setelah disetujui Pihak Pertama."
- Laporan: "Setiap kunjungan dibuatkan berita acara pekerjaan yang ditandatangani PIC lokasi, dilampiri foto unit yang memiliki temuan."
- Perpanjangan: "Pihak Kedua menyampaikan penawaran perpanjangan paling lambat (60) hari sebelum kontrak berakhir, disertai rekap kunjungan selama masa kontrak."
Angka dalam kurung hanya contoh. Pilih yang benar-benar bisa dipenuhi tim Anda, termasuk saat beberapa pelanggan mengeluh di hari yang sama.
Cara menawarkan kontrak perawatan
Ada tiga momen ketika pelanggan paling mudah diajak bicara soal kontrak:
- Saat instalasi. Pelanggan baru saja memasang unit baru dan ingin unit itu awet. Lampirkan penawaran kontrak bersama penawaran pemasangan, bukan berbulan-bulan kemudian.
- Setelah kerusakan. Ketika AC ruang periksa klinik mati atau kamar hotel dikomplain tamu, pengelola baru sadar mahalnya menunggu teknisi. Saat itulah tawarkan kontrak dengan waktu respons yang jelas.
- Saat anggaran disusun. Kantor dan pabrik biasanya punya siklus anggaran. Tanyakan ke bagian GA atau purchasing kapan anggaran tahun depan disusun, dan kirim penawaran sebelum itu.
Contoh pesan WhatsApp setelah perbaikan:
Selamat sore Bu Rina, AC di ruang meeting lantai 2 sudah normal lagi. Penyebabnya saluran drainase tersumbat sehingga air menetes. Dari pengecekan tadi, beberapa unit lain juga sudah lama belum dicuci. Kami bisa tawarkan kontrak perawatan: cuci rutin tiap 3 bulan untuk semua unit, laporan setiap kunjungan, dan teknisi datang maksimal 4 jam kalau ada AC mati di jam kerja. Boleh saya kirim penawaran dan daftar unitnya?
Nama dan angka di atas hanya contoh. Pesan pendek, menyebut masalah yang baru dialami pelanggan, dan langsung menawarkan langkah berikutnya.
Simpan riwayat supaya perpanjangan mudah
Pelanggan memperpanjang ketika bisa melihat apa yang sudah didapat. Untuk setiap kontrak, Anda perlu bisa menjawab:
- Kunjungan apa saja yang sudah dilakukan? Tanggal, teknisi, unit yang dicuci dan dicek.
- Apa temuannya? Freon kurang, kompresor panas, drainase tersumbat, remote rusak.
- Rekomendasi apa yang belum dijawab? Unit yang sebaiknya diganti, pipa yang perlu diisolasi ulang.
Siapkan penawaran perpanjangan 60–90 hari sebelum kontrak habis, lengkap dengan rekap setahun: jumlah kunjungan, kerusakan dan waktu respons, sparepart yang diganti, unit yang disarankan untuk diganti. Bagian GA atau manajemen gedung perlu mempertanggungjawabkan biaya ke atasan; rekap ini membantu mereka. Pertanyaan yang sebaiknya muncul di kantor Anda setiap bulan: "Kontrak mana yang habis sebelum akhir tahun?" Kalau kontrak pelanggan mengikuti tahun anggaran mereka, kontrak yang habis di Desember tanpa penawaran perpanjangan mudah pindah ke vendor lain.
Kami sudah membahas mengapa kontrak ini menjadi mesin pertumbuhan dalam cara mengembangkan usaha service AC dengan AI. Masalahnya, riwayat ini sekarang tersebar: kontrak bermeterai di map kantor, catatan teknisi di voice note WhatsApp, foto unit di HP masing-masing.
Pertanyaan umum
Apa isi kontrak perawatan AC?
Daftar unit dan lokasi, jadwal cuci dan pengecekan, waktu respons saat rusak, sparepart dan freon yang termasuk harga, nilai kontrak dan termin pembayaran, masa berlaku dan perpanjangan, pengecualian, serta laporan setiap kunjungan.
Berapa bulan sekali cuci AC dalam kontrak perawatan?
Tidak ada angka baku. Jadwal tiap 3 bulan sering dipakai sebagai titik awal, lalu disesuaikan dengan lokasi: ruang berdebu atau yang dipakai seharian biasanya butuh jadwal lebih rapat.
Apakah kontrak perawatan AC perlu meterai?
Surat perjanjian termasuk dokumen yang dikenai bea meterai Rp10.000 menurut UU No. 10 Tahun 2020. Bisa memakai meterai tempel atau meterai elektronik.
Bagaimana menghitung harga kontrak perawatan AC?
Mulai dari jumlah unit, jenis dan PK-nya, frekuensi kunjungan, dan waktu respons yang dijanjikan. Hitung biaya teknisi, transport, dan bahan per kunjungan, lalu tentukan apa yang termasuk harga dan apa yang ditagih terpisah.