Contrat d'entretien climatisation : exemple de clauses et vente

Un bon contrat d’entretien climatisation tient sur deux pages et répond à cinq questions sans ambiguïté : quels équipements, combien de visites, sous quel délai en cas de panne, ce qui est inclus dans le prix, et comment il se renouvelle. Partez de l’obligation légale (entretien des clims et PAC de 4 à 70 kW au moins tous les deux ans), ajoutez ce que le client veut vraiment (une clim qui démarre en juillet, quelqu’un qui répond en cas de panne) et gardez une trace de chaque visite pour renouveler sans effort.

Ce que dit la réglementation, et ce qu’elle ne dit pas

Le décret n° 2020-912 du 28 juillet 2020 (articles R. 224-44 et suivants du Code de l’environnement) impose un entretien par un professionnel au moins tous les deux ans pour les systèmes thermodynamiques de 4 à 70 kW, climatisations et pompes à chaleur comprises. La première visite a lieu au plus tard deux ans après la pose ou le remplacement. Le technicien doit détenir l’attestation de capacité pour la manipulation des fluides frigorigènes (fiche ADEME).

Après la visite, la personne qui a réalisé l’entretien établit une attestation d’entretien dans les quinze jours et la remet au commanditaire, qui la garde à disposition en cas de contrôle (même décret).

Deux précisions utiles face au client :

• Ce qui est obligatoire, c’est l’entretien, pas le contrat. Le contrat est votre offre pour s’en occuper à sa place, chaque année si vous le proposez ainsi.
• Qui commande l’entretien ? Pour un système individuel dans un logement, l’occupant, sauf stipulation contraire du bail ; pour un système collectif, le propriétaire ou le syndicat des copropriétaires (même décret). Un locataire, un bailleur et un syndic ne signent donc pas le même contrat.

Que doit contenir un contrat d’entretien climatisation ?

Pour un syndic ou un site tertiaire, annexez les équipements par bâtiment ; pour un commerce, précisez les horaires d’accès et le cas d’une panne un samedi de canicule.

Exemple de clauses à adapter

Voici un exemple de clauses courtes, à adapter à votre activité. Il ne remplace pas un modèle validé : faites relire votre contrat par un juriste ou votre organisation professionnelle avant de l’utiliser.

1. Objet. « Le présent contrat porte sur l’entretien des équipements listés en annexe 1, installés à l’adresse indiquée ci-dessus. »
2. Visites. « L’entreprise réalise une visite d’entretien par an, à une date convenue avec le client. »
3. Contenu. « Chaque visite comprend les opérations listées en annexe 2. Un rapport de visite et l’attestation d’entretien sont remis au client. »
4. Dépannage. « En cas de panne, l’entreprise intervient dans un délai de [X] jours ouvrés après l’appel du client. »
5. Inclus et exclus. « Le déplacement et la main-d’œuvre des visites sont inclus. Les pièces et le fluide frigorigène font l’objet d’un devis préalable. »
6. Prix. « Le prix annuel est de [montant] € TTC, payable à la signature puis à chaque date anniversaire. »
7. Durée. « Le contrat est conclu pour un an. » Si vous prévoyez une reconduction tacite avec un particulier, l’article L. 215-1 du Code de la consommation vous oblige à l’informer par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant la date limite pour refuser la reconduction.

Vendre le contrat au bon moment

Trois moments font l’essentiel des signatures :

• À la pose. Le client vient d’investir dans une PAC ou une clim réversible et veut qu’elle dure. Le contrat se présente avec le devis d’installation, pas trois mois après.
• Après un dépannage. Le client a eu chaud ou froid, il sait ce que coûte une panne. C’est le moment de proposer un délai d’intervention garanti.
• Hors saison. Pour la clim, l’automne et l’hiver ; pour le chauffage par PAC, le printemps. Votre planning a de la place, et le client préfère une visite avant les premières chaleurs que l’attente de juillet.

Exemple de message WhatsApp après un dépannage, à adapter :

Bonjour Madame Martin, c’est Julien de Clim Services. Votre unité extérieure fonctionne de nouveau : la batterie était très encrassée. Pour éviter que ça recommence l’été prochain, nous proposons un contrat d’entretien annuel : une visite par an, l’attestation d’entretien, et une intervention prioritaire en cas de panne. Je vous envoie le détail par e-mail ?

Pour les syndics, bailleurs et bureaux, le même argument part par e-mail avec un devis par bâtiment : moins de pannes, une attestation à jour, un interlocuteur qui connaît le parc.

Garder l’historique pour renouveler sans effort

Un contrat se renouvelle quand le client voit ce que vous avez fait. Pour chaque client, il faut retrouver en quelques secondes :

• les visites réalisées et leurs dates ;
• ce qui a été constaté (fuite, filtre colmaté, bruit sur l’unité extérieure) ;
• les recommandations restées sans suite et les devis en attente ;
• la date d’échéance et le type de reconduction.

Préparez chaque renouvellement 60 à 90 jours avant l’échéance : cela couvre la fenêtre d’information de la reconduction tacite et laisse le temps de planifier la visite. Les questions à poser chaque mois au bureau :

• « Quels contrats arrivent à échéance avant avril ? » (avant la saison de clim)
• « Quels clients ont une PAC posée il y a plus de deux ans sans entretien enregistré ? »
• « Qu’avons-nous recommandé chez le syndic de la résidence Les Tilleuls à la dernière visite ? »

Encore faut-il que l’information existe : souvent, le contrat signé dort dans un classeur et les constats dans le téléphone du technicien. Le guide pour développer ses contrats d’entretien avec l’IA détaille comment les réunir.