Contrato mantenimiento aire acondicionado: modelo y cláusulas
Qué debe incluir un contrato de mantenimiento de aire acondicionado en España, cláusulas de ejemplo, el RITE por encima de 70 kW y cómo vender y renovar.
Para quién Gerentes de empresas instaladoras y mantenedoras de climatización en España que trabajan para comunidades, oficinas, hoteles y comercios.
- Por encima de 70 kW, el RITE exige contrato con una empresa mantenedora habilitada y un certificado de mantenimiento anual.
- Un buen contrato fija equipos, periodicidad, tiempo de respuesta, gas y repuestos, exclusiones y el parte de cada visita.
- En el sur y el este, el contrato se vende y se renueva antes del verano, no en plena ola de calor.
- Renovar es fácil si guardas por cliente lo que encontraste en cada visita y lo que quedó pendiente.
Un buen contrato de mantenimiento de aire acondicionado dice, sin ambigüedad, qué equipos cubres, cuántas visitas haces y qué operaciones incluyen, en cuánto tiempo respondes a una avería, qué pasa con el gas y los repuestos, cuánto cuesta y cómo se renueva. Acertar es sencillo: parte de la lista real de equipos, pon por escrito lo que no entra y deja constancia de cada visita. Así el cliente renueva porque ve lo que hiciste, no porque se le olvidó cancelar.
Cuándo el contrato es obligatorio: el RITE
Según el RITE (RD 1027/2007), las instalaciones térmicas de más de 70 kW deben tener un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada. Esa empresa firma cada año el Certificado de Mantenimiento, que se conserva al menos cinco años (Gobierno de Aragón, RITE, cap. VI).
En la práctica, eso afecta a muchas comunidades de propietarios con instalación centralizada, edificios de oficinas, hoteles y grandes comercios. Por debajo de 70 kW (el split de una tienda, los equipos de una consulta, un local pequeño) el contrato no es obligatorio, y precisamente por eso hay que venderlo con argumentos: menos averías en julio, respuesta garantizada, un historial que el cliente puede enseñar.
Qué debe incluir un contrato mantenimiento aire acondicionado
| Apartado | Qué dejar por escrito |
|---|---|
| Equipos cubiertos | Inventario: marca, modelo, potencia, gas, ubicación (split, cassette, VRV, enfriadora, fancoils) |
| Periodicidad | Número de visitas al año y operaciones de cada una; en instalaciones RITE, las del Manual de Uso y Mantenimiento |
| Tiempo de respuesta | Plazo para avisos normales y urgentes, horario, qué cuenta como urgencia en verano |
| Repuestos y gas | Qué incluye la cuota (filtros, mano de obra) y qué se presupuesta aparte (compresor, recarga de refrigerante) |
| Precio y pago | Cuota anual o mensual, forma de pago, revisión de precio |
| Duración y renovación | Fecha de inicio, prórroga, preaviso para no renovar |
| Exclusiones | Daños por mal uso, obra, cortes eléctricos, equipos añadidos sin avisar |
| Parte de cada visita | Qué se entrega tras cada intervención y, si aplica, el certificado anual |
Las dos líneas que más discusiones evitan son el inventario y las exclusiones. Si la comunidad añade un equipo en la sala de contadores y nadie lo apunta, la primera avería será un conflicto.
Cláusulas de ejemplo para adaptar
Estas cláusulas son un ejemplo para adaptar a tu empresa y a cada cliente. No sustituyen la revisión de un abogado ni garantizan que el contrato sea suficiente en tu caso.
- Objeto. «La empresa mantenedora realizará el mantenimiento preventivo de los equipos relacionados en el Anexo I, con las operaciones y la periodicidad indicadas en el Anexo II.»
- Visitas. «Se realizarán dos visitas preventivas al año, una antes de la temporada de refrigeración y otra antes de la de calefacción, en fechas acordadas con el cliente.»
- Avisos. «Los avisos de avería se atenderán en un plazo máximo de X horas laborables; los urgentes, en X horas.»
- Repuestos y refrigerante. «La cuota incluye mano de obra de las visitas y la limpieza o cambio de filtros. Los repuestos y la recarga de refrigerante se presupuestarán y solo se ejecutarán con aceptación del cliente.»
- Exclusiones. «Quedan excluidas las averías por uso indebido, manipulación por terceros, fallos de la red eléctrica y los equipos no incluidos en el Anexo I.»
- Documentación. «Tras cada visita se entregará un parte con las operaciones realizadas, las incidencias y las recomendaciones.»
- Duración. «El contrato tiene una duración de un año y se prorrogará por periodos iguales salvo aviso por escrito con X días de antelación.»
Cómo venderlo: instalación, avería y temporada baja
Al instalar. El momento más fácil: el cliente acaba de invertir y quiere que el equipo dure. Presenta el contrato junto con el presupuesto de la instalación, no un mes después.
Después de una avería. Quien se quedó sin aire en agosto escucha. Tras la reparación, propón el contrato y explica qué habría detectado una revisión antes del verano.
En temporada baja. De octubre a marzo los técnicos tienen hueco. Es el momento de llamar a administradores de fincas, hoteles y oficinas para cerrar contratos que empiezan con la revisión de primavera. En Sevilla, Valencia o Murcia, esperar a junio es llegar tarde.
Un mensaje de ejemplo para WhatsApp o correo:
Hola, Marta. Soy Javier, de Climatización Levante. En marzo os instalamos los dos cassettes de la oficina. Te propongo un contrato de mantenimiento: dos revisiones al año (la primera en mayo, antes del calor), avisos atendidos en 24 h y un parte después de cada visita. Te mando la propuesta por aquí y, si quieres, lo vemos el jueves en 10 minutos.
Guarda el historial para que renovar sea fácil
La renovación se gana durante el año, no en la última semana. Lo que necesitas por cliente:
- visitas hechas, con fecha y técnico;
- lo que se encontró (fuga, ruido en la unidad exterior, filtros colmatados);
- recomendaciones abiertas: lo que propusiste y el cliente todavía no ha aprobado;
- avisos de avería y cuánto tardasteis en responder.
Empieza la renovación 60 a 90 días antes del vencimiento, con el resumen del año en la mano. Un administrador de fincas tiene que justificar el gasto en la junta; dale el documento. Preguntas útiles cada mes:
- «¿Qué contratos vencen antes de mayo?» (para renovarlos antes del calor)
- «¿Qué recomendaciones siguen sin aprobar en las comunidades?»
- «¿Qué clientes con más de 70 kW no tienen todavía el certificado de este año?»
Si quieres ver cómo encaja esto en el crecimiento de toda la cartera, lo contamos en cómo crecer con contratos de mantenimiento y la IA.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un contrato de mantenimiento de aire acondicionado?
Depende del número y tipo de equipos, las visitas al año, el tiempo de respuesta y lo que incluya la cuota (gas, repuestos). Calcula por equipo y por visita, y deja por escrito qué se presupuesta aparte.
¿Hay un modelo de contrato de mantenimiento de aire acondicionado?
Puedes partir de las cláusulas de ejemplo de este artículo y adaptarlas a cada cliente, con un anexo de equipos y otro de operaciones. Haz que lo revise un abogado antes de usarlo.
¿Cómo hacer un contrato de mantenimiento de aire acondicionado?
Haz primero el inventario de equipos, fija visitas y operaciones, tiempo de respuesta, repuestos y gas, precio, duración y exclusiones, y acuerda qué parte entregas tras cada visita.
¿Es obligatorio el contrato de mantenimiento del aire acondicionado?
Según el RITE, sí en instalaciones térmicas de más de 70 kW, con una empresa mantenedora habilitada que firma el certificado anual. Por debajo de esa potencia no es obligatorio.